Использование метода управления по контрольным точкам в закупочной деятельности

Методология управления по контрольным точкам широко применяется в управлении портфелем и программами проектов, а также при реализации отдельных проектов, вне зависимости от типов и видов проектов.

Основная суть методологии заключается в управлении результатами (промежуточными и конечными), необходимыми для успешной реализации портфеля/программы/проекта. В данном случае основной акцент делается не на выполнении конкретных задач, реализуемых в проекте, а на получаемых результатах на различных стадиях/этапах/шагах/операциях. В отличии от классических подходов управления проектами, когда отслеживается прогресс выполнения задач, включенных в состав проекта, управление по контрольным точкам позволяет сократить трудозатраты на отслеживание большого количества задач, сконцентрировавшись на отслеживании необходимых результатов. В настоящей статье мы не будем подробно останавливаться на применении метода управления по контрольным точкам в рамках проектного управления (Вы, при необходимости, можете подробнее ознакомится с данными подходами на профессиональных ресурсах по проектному управлению), а попробуем рассказать, как данная методология может быть использована в рамках закупочной деятельности.

Предпосылки

Большинство проектов по автоматизации закупочной деятельности связано с реализацией в рамках контура управления функций по осуществлению мониторинга и контроля соответствующих бизнес-процессов организации, что обусловлено как развитой законодательной базой, если говорить о заказчиках, закупочная деятельность которых регулируется 44-ФЗ и 223-ФЗ, так и распространенной в последнее время практикой разработки и внедрения риск-ориентированного подхода в бизнес-процессы различных организаций.

Начало

Наша история внедрения методов управления закупками по контрольным точкам берет свое начало с проекта по автоматизации закупочной деятельности крупного заказчика федерального масштаба.

Наряду с другими в состав целей, определенных в рамках реализации проекта по автоматизации закупочной деятельности, были включены:

- повышение операционной эффективности и снижение затрат на процесс проведения закупок;

- сокращение сроков проведения процедур закупки товаров, работ, услуг.

В качестве ключевого инструмента для сбора данных, напрямую связанных с указанными показателями, и их анализа рассматривалась подсистема мониторинга и контроля закупочной деятельности.

В ходе проектирования указанной подсистемы были сформулирован ряд гипотез для реализации эффективного контроля и мониторинга закупочной деятельности.

В частности, было предложено:

- рассмотреть План закупок в качестве аналога портфеля проектов, используемого в проектном управлении;

- провести классификацию закупок, включенных в План закупок, по различным группировкам (сложность, инновационность, цикличность, развитость рынка продукции и поставщиков и т.д.);

- взглянуть на планируемую и проводимую закупку как на проект с использованием соответствующих подходов (команда, сроки, задачи и т.д.);

- использовать методологию контрольных точек для организации контроля, мониторинга и управления рисками в рамках закупочной деятельности;

- разместить на рабочем столе решения информационные панели (dashboards) по мониторингу и управлению контрольными точками.

Нужно отметить, что существенное влияние на принятие данных подходов командой заказчика оказал тот факт, что параллельно в организации внедрялись инструменты портфельного управления и в команду по автоматизации закупочной деятельности были включены специалисты, внедрявшие аналогичные подходы для проектного офиса.

Кратко о реализации подхода

Проведение закупки с использованием элементов проектного подхода позволяет представить ее в качестве последовательности стадий/этапов/шагов/операций, направленных на выполнение регламентов организации и достижение конечного результата, т.е. поставки товаров, работ, услуг с оптимальными затратами, необходимого качества и точно в срок.

В отличие от классических подходов проектного управления основной акцент при использовании методологии контрольных точек делается не на выполнении конкретных задач, а на достигаемых результатах. Конкретный результат привязывается к контрольной точке, что позволяет осуществить приемку и проверку результата, а также контролировать сроки и возникающие риски.

Назначение контрольных точек сопровождает декомпозицию задач по осуществлению закупок с верхнего уровня к нижнему. Возможный вариант структурной декомпозиции с привязкой к уровням управления и типам контрольных точек указан на Рисунке 1.

Рисунок 1. Связь уровней, субъектов и объектов управления с контрольными точками

На верхнем уровне располагается план закупок, содержащий перечень закупок, планируемых к осуществлению в определённый период (в большинстве организаций этот период составляет 1 год и увязан с периодом действия бюджета организации). Общее управление исполнением плана закупок осуществляет высшее руководство организации и руководитель подразделения закупок (в международной терминологии – Chief Procurement Officer, См. CPO).

Структура и содержание плана закупок в большинстве российских компаний схожи, что вызвано регулированием данной области на государственном уровне (законы 44-ФЗ и 223-ФЗ), и включают основные сведения о предмете закупки и ключевые вехи (дата публикации сведений о закупке, период проведения процедуры закупки, даты заключения и исполнения договора). Фрагмент плана закупок одной из организаций, работающих в рамках ФЗ-223, приведен Рисунке 2.

Рисунок 2. Фрагмент плана закупок

Для наглядности план закупок в графическом виде с указанием основных вех представлен на Рисунке 3.

Рисунок 3. Графическое представление плана закупок

В таком виде он напоминает совокупность проектов, включенный в портфель проектов, и позволяет проверить гипотезы, озвученные ранее. Каждая закупка, включенная в план закупок, характеризуется сроками начала и окончания, выделенным бюджетом, а также содержит описание товара (работы, услуги) с указанием заказывающего подразделения.

Основным интересным фактом является возможность определить для каждой закупки набор стадий/этапов и соответствующих шагов/операций с привязкой к измеримым (понятным) результатам, например:

- документация закупки утверждена;

- документация закупки опубликована;

- утвержден протокол вскрытия конвертов;

- утвержден протокол выбора победителя;

- заключен договор;

- и т.д.

Ключевой особенностью данного подхода является использование различных типов контрольных точек, которые привязаны к соответствующему уровню управления, что позволяет осуществлять мониторинг и контроль в рамках единой системы управления с предоставлением необходимой информации релевантной для принятия решений на каждом из уровней управления.

Для каждого уровня управления определены «свои» контрольные точки, которые автоматически переносятся на нижестоящие уровни. На нижестоящих уровнях также определяются контрольные точки, связанные с ключевыми результатами для данного уровня, и так далее. Таким образом планирование результатов с привязкой к контрольным точкам осуществляется сверху вниз, а фактическое исполнение собирается снизу в верх.

Что это дает

1. Видимость актуального статуса текущей закупки и рисков отклонения от графика.

2. Разделение и персонализация ответственности за промежуточные и конечные результаты в процессе осуществления закупки на различных уровнях управления.

3. Оперативность получения информация о плановых и фактических результатах закупок.

Недостатки:

1. КТ не учитывает экосистему компании, и изменения в работе компании могут вызвать сдвиг в КТ.

2. Сдвиг КТ вызывает сдвиг вышестоящей.

     Каждый участник иерархии ответственен за свой этап.

3. Трудно строить прогнозы.

Куда двигаться дальше

Эффективная система мониторинга и расчет KPI, связанных с бизнес-процессами (исполнительская дисциплина, операционная эффективность, своевременность проведения закупок)

Риск-ориентированный контроль для служб внутреннего контроля и аудита

Анализ «узких» мест и дублирования функций

Разработка шаблонов бизнес-процессов, включающих необходимую и достаточную модель контрольных точек и учитывающих специфику протекания закупок в конкретной организации, с учетом используемой схемы централизации, категории закупаемой продукции, стратегии проведения закупки и других специальных требований.

Встроенная методология управления по контрольным точкам, позволяющая осуществлять приемку результатов на соответствующих стадиях/этапах/шагах/операциях, позволяет сделать следующий шаг в направлении выполнения определенной части процессов с использованием роботизации бизнес-процессов (robotic process automation, RPA)